Monitoring w firmie i sklepie: RODO, oznaczenia i nagrania

Kamera w sklepie albo w warsztacie nagrywa każdego, kto pojawi się w kadrze, od klienta po kuriera. Wizerunek to dane osobowe, więc monitoring w firmie podlega RODO, a jeśli zatrudniasz pracowników, także Kodeksowi pracy. Większość wymagań spełnia się przy samym montażu. Poprawki po fakcie oznaczają przestawianie kamer i przerabianie dokumentów.

Najpierw cel, potem kamery

Pracodawca może wprowadzić monitoring, jeśli jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę. Tak mówi art. 22² Kodeksu pracy. Z celu wynika, gdzie kamera ma sens: przy wejściu, nad kasą, w magazynie, na parkingu. Kamery, która przez cały dzień patrzy na jednego pracownika przy biurku, trudno bronić którymkolwiek z tych celów.

Gdzie kamer nie montuje się wcale

Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek ani palarni. Przepis dopuszcza wyjątek tylko wtedy, gdy kamera jest tam niezbędna i nie narusza godności pracowników, na przykład dzięki technice, która nie pozwala rozpoznać osób. W pomieszczeniach sanitarnych potrzebna jest do tego jeszcze zgoda związku zawodowego albo przedstawicieli pracowników. Bez żadnych wyjątków poza zasięgiem kamer zostają pomieszczenia udostępnione związkowi zawodowemu.

Pilnuj też tego, co kamera widzi poza Twoim terenem. W grudniu 2025 roku Prezes UODO nakazał właścicielowi kamer przestać nagrywać drogę publiczną i sąsiednie posesje. Kamerę przy wejściu ustaw tak, żeby obejmowała drzwi i Twój teren, a ulicę i cudze okna tylko w takim zakresie, w jakim nie da się tego uniknąć.

Obraz tak, dźwięk nie

Przepisy o monitoringu w pracy mówią wyłącznie o rejestracji obrazu. W 2022 roku UODO ukarał instytucję, która w swoim monitoringu nagrywała też głos, i podkreślił, że zapis dźwięku to większa ingerencja w prywatność niż sam obraz. Wiele kamer ma wbudowany mikrofon, dlatego przy montażu poproś o wyłączenie nagrywania dźwięku.

Jak oznaczyć monitoring

Naklejka z kamerą i napisem „obiekt monitorowany” to za mało, UODO pokazuje taki znak jako przykład złej informacji. Europejska Rada Ochrony Danych opisuje sklep, w którym przy wejściu wisi znak z najważniejszymi danymi, a resztę informacji klient dostaje przy kasie. Na znaku przy wejściu powinny się znaleźć:

• Symbol kamery i informacja, że teren jest monitorowany.
• Nazwa i adres firmy, która prowadzi monitoring.
• Cel, na przykład ochrona osób i mienia.
• Wskazanie, gdzie jest pełna informacja, na przykład przy kasie albo na stronie internetowej.
• Kontakt w sprawie danych osobowych.

Gdy zatrudniasz pracowników

Kodeks pracy dokłada do tego terminy i dokumenty:

• Cele, zakres i sposób stosowania monitoringu zapisujesz w regulaminie pracy, a gdy firma nie musi go mieć, w obwieszczeniu.
• Pracowników informujesz najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem kamer.
• Nowa osoba dostaje tę informację na papierze albo elektronicznie, zanim zacznie pracę.
• Teren i pomieszczenia oznaczasz najpóźniej dzień przed startem monitoringu.

Ile dni trzymać nagrania

Gdy w kadrze są pracownicy, Kodeks pracy pozwala przechowywać nagrania najwyżej 3 miesiące, dłużej tylko wtedy, gdy są dowodem w postępowaniu. To górna granica, a nie zalecenie. Europejska Rada Ochrony Danych pisze, że szkodę zwykle widać w ciągu jednego lub dwóch dni, a w większości przypadków nagrania powinny znikać automatycznie po kilku dniach. Okres dłuższy niż 72 godziny trzeba umieć uzasadnić.

Ustaw to w rejestratorze od razu przy montażu: nadpisywanie po określonej liczbie dni, a nie dopiero wtedy, gdy zabraknie miejsca na dysku. Wychodzi z tego przy okazji oszczędność, bo dysk na kilka dni nagrań jest tańszy niż dysk na trzy miesiące.

Kto ma dostęp do nagrań

Ustal, kto w firmie może oglądać podgląd i nagrania, i daj każdej z tych osób osobne konto zamiast jednego wspólnego hasła. Rejestrator postaw w zamykanym pomieszczeniu: złodziej, który wyniesie go razem z dyskiem, zabierze też nagranie z kradzieży. Jeśli firma od kamer ma dostęp do nagrań, choćby zdalnie przy serwisie, przetwarza je w Twoim imieniu i potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

Ten tekst streszcza przepisy. Przy większym systemie, na przykład w zakładzie z kilkudziesięcioma pracownikami, regulamin monitoringu i treść znaku dobrze jest przejrzeć z prawnikiem albo inspektorem ochrony danych.

W Zlecero zgłoszenie montażu monitoringu trafi do najwyżej czterech firm od zabezpieczeń z Twojej okolicy. Napisz w nim, co mają obejmować kamery, ile jest wejść i czy masz pracowników, bo od tego zależy, jak instalator je ustawi.