Jaki CRM dla firmy instalacyjnej? 8 rzeczy do sprawdzenia

Typowy CRM powstał dla działu sprzedaży, który żyje lejkiem i mailami do klientów. W firmie instalacyjnej sprzedaż to dopiero początek: większość pracy dzieje się u klienta, w piwnicy albo na dachu. Program, który kończy się na wysłanej ofercie, zostawia resztę w Excelu i w zeszycie montera.

Poniżej osiem rzeczy, które warto sprawdzić przed zakupem. Przy każdej jest pytanie, które zadasz sprzedawcy albo sprawdzisz sam w okresie próbnym.

1. Plan dnia w telefonie montera

Monter rano otwiera telefon i widzi swoje zlecenia po kolei: godzinę, adres, telefon do klienta i notatki z poprzedniej wizyty. Nawigację włącza jednym przyciskiem. Jeśli program pokazuje plan tylko na komputerze w biurze, i tak skończy się to zdjęciem kartki wysłanym na komunikatorze.

Zapytaj też o samochód. Monter spędza za kierownicą sporą część dnia, a ekran auta z Android Auto pokaże mu kolejny adres i pozwoli zadzwonić do klienta bez sięgania po telefon.

2. Oferta, w której widzisz marżę

Oferta powstaje z twojego cennika, a przy każdej pozycji widzisz zysk, zanim dokument wyjdzie do klienta. Klient dostaje link i akceptuje ofertę w przeglądarce, a ty wiesz, ile razy ją otworzył. Telefon do kogoś, kto czwarty raz czyta twoją ofertę, to zupełnie inna rozmowa niż telefon w ciemno.

3. Grafik ekip na cały tydzień

Kto gdzie jedzie i na ile godzin. Dobry grafik pokazuje tydzień całej ekipy na jednym ekranie, a zmiana terminu to przeciągnięcie kafla, nie pięć telefonów. Monter widzi zmianę w swoim planie dnia, bez dzwonienia z biura.

4. Protokół podpisany na miejscu, także bez zasięgu

Protokół odbioru albo przeglądu to dokument, o który spiera się z klientem pół roku później. Monter powinien dołączyć zdjęcia i zebrać podpis klienta palcem na ekranie, zanim wyjdzie. Sprawdź, czy to działa w piwnicy albo w kotłowni bez zasięgu: program ma zapisać protokół i wysłać go, gdy telefon złapie sieć.

5. Serwis i przeglądy, o których program pamięta

Centrale alarmowe, kamery, pompy ciepła, klimatyzacja i fotowoltaika mają przeglądy, a od przeglądu często zależy gwarancja. Program powinien znać urządzenia u każdego klienta, z numerem seryjnym, i przypomnieć o terminie, zanim klient zadzwoni z awarią. Za rok nikt w firmie nie będzie pamiętał, kiedy był ostatni przegląd.

6. Należności i monity

Firma instalacyjna robi swoje, a potem czeka na przelew. Program, który zna faktury, pokaże, kto zalega i ile dni po terminie, i przygotuje przypomnienie do wysłania jednym kliknięciem. Zapytaj też, czy wystawi fakturę i wyśle ją do KSeF, bo przepisywanie tych samych danych do drugiego programu to podwójna robota.

7. Notatki głosowe i czat ekipy

Ustalenia z klientem giną najczęściej po drodze między autem a biurem. Notatka głosowa nagrana w samochodzie albo zdjęcie tabliczki znamionowej powinny trafić od razu do karty klienta, a nie zostać w galerii telefonu. Rozmowy o zleceniach też lepiej trzymać w programie niż na prywatnym komunikatorze, z którego firma nic nie odzyska, gdy pracownik odejdzie.

8. Cena za firmę i twoje dane na wyjście

Sprawdź, czy płacisz za firmę, czy za każdą osobę, i ile kosztuje dołożenie montera w szczycie sezonu. Druga rzecz, o którą mało kto pyta przy zakupie: czy wyeksportujesz swoje dane, gdy zechcesz odejść. Klienci, urządzenia, protokoły i oferty to dorobek kilku lat pracy i nie powinny zostać zakładnikiem programu.

Jak to sprawdzić w dwa tygodnie

Prezentacja sprzedawcy pokazuje program z najlepszej strony, a okres próbny pokazuje twój zwykły tydzień. Wpisz do niego prawdziwe rzeczy:

• trzech klientów z urządzeniami i datą ostatniego przeglądu,
• jedną ofertę z twojego cennika, wysłaną do siebie jako klienta,
• przyszły tydzień ekipy w grafiku,
• protokół podpisany w miejscu bez zasięgu,
• na koniec eksport danych, żeby zobaczyć, co dostaniesz przy rozstaniu.

Jeśli po dwóch tygodniach monter sam otwiera plan dnia w telefonie, a ty niczego nie przepisujesz do Excela, program się sprawdził.